¿Cómo administrar el tiempo?

¿Cómo administrar el tiempo? ¡Administrar el tiempo es una ilusión, porque no tienes control sobre el tiempo!

¡Tienes poder y control solo sobre ti!

En este artículo descubrirá en 4 pasos cómo ser más eficaz.

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Tener una buena gestión del tiempo es inseparable del éxito profesional y del buen mantenimiento del bienestar general.

Por el contrario, una mala gestión, no del tiempo (que evidentemente no podemos gestionar como recurso no acumulable e inmutable), sino de nosotros mismos a lo largo del tiempo, es una fuente primaria de estrés.

La mala gestión del tiempo conduce a:

• Agotamiento
• Errores
• Sentimientos de insatisfacción con nuestra vida.
• Pérdida de confianza en nuestras capacidades.
• Desmotivación
• Sentimiento de culpa
• Pensamientos negativos » No puedo más » » Soy ineficaz » » No tengo tiempo para hacer nada «

Aprender a administrarse correctamente significa lograr un equilibrio satisfactorio entre las inversiones de la vida personal y profesional.

El proceso consta de 4 pasos básicos:

1. Conciencia del problema y clarificación de sus valores de vida
2. Formulación de objetivos específicos
3. Acción
4. Constancia en la consecución de objetivos y la superación de obstáculos.

Cómo administrar el tiempo: identifico lo que es importante para mí, ¡mis valores!

El primer paso en cualquier cambio es tomar conciencia del problema.

Ser conscientes de nuestros hábitos nos permite identificar claramente los que queremos abandonar.

La primera pregunta que debe hacerse para aprender a administrarse mejor es “ ¿Cómo paso mi tiempo ? «

La segunda pregunta, no menos importante que la primera, es “ ¿Qué es importante para mí en la vida? «» ¿Cuáles son mis prioridades? ¿Dinero? , Carrera ? , Salud? , la familia? , amigos? … «

Es respondiendo estas preguntas, identificando tus valores profundos que podrás encontrar motivación y energía para mejorar tu gestión personal sin arrepentimientos ni arrepentimientos.

Administra el tiempo – Tu inventario

En esta primera fase te recomiendo que hagas un pequeño inventario de tus días a lo largo de una semana.

Divida una hoja en 4 columnas: duración – actividad – importancia atribuida a la actividad (en una escala de 0 actividad inútil a 3 actividades de alta prioridad) – comentarios

Este análisis semanal le permitirá tomar una instantánea de cómo gasta su tiempo, cómo califica las actividades en relación con sus valores de vida y determinar si el tiempo que dedica a las actividades es directamente proporcional al valor/importancia de la actividad.

Este análisis le permite prepararse para la segunda fase: la correcta formulación de objetivos.

Administre el tiempo – ¡Formulo metas específicas!

El segundo paso es formular objetivos reales y específicos teniendo en cuenta tu contexto profesional y personal.

• ¿Cuáles son tus objetivos a corto/medio/largo plazo?
• ¿Qué objetivos te marcas sobre lo que es realmente importante para ti?

Un criterio importante para una buena formulación de objetivos es hacerlo SMART

¿Qué son los objetivos SMART?

Los objetivos SMART son una idea relativamente nueva. Comenzó a escucharse en 1981, cuando  George T. Doran , consultor y ex director de planificación empresarial de Washington Water Power Company, publicó un documento titulado “ Hay una forma INTELIGENTE de redactar las metas y objetivos de la gestión ”.

En este documento, G. Doran introduce el acrónimo SMART como criterio para incentivar las posibilidades de éxito en la consecución de un objetivo.

El  significado de las siglas SMART   es:

• S = Específico
• M = medible
• A = Alcanzable
• R = Relevante
• T = basado en el tiempo

S : (Específico) Específico (p. ej., 30 minutos diarios de caminata rápida es un objetivo específico en comparación con perder peso, que es muy vago)

M : (medible) medible (30 minutos de caminata rápida todos los días en lugar de caminar más cada día, lo que no es cuantificable)

R : (Alcanzable) Alcanzable ( en nuestro ejemplo, la pregunta que debe hacerse es «¿ Tengo 30 minutos de tiempo para dedicar a caminar rápido todos los días, dados mis compromisos profesionales y personales?» ). Su objetivo debe ser alcanzable y alcanzable teniendo en cuenta los recursos que tiene.
En esta etapa, debe pensar detenidamente sobre cómo lograr el objetivo y si tiene las herramientas y habilidades necesarias. Si cree que no tiene las herramientas y habilidades necesarias, piense en lo que podría necesitar para adquirirlas.

R : (Relevante) Relevante ( «¿Qué beneficio traería a su vida caminar rápido durante 30 minutos todos los días?», «¿Cuáles son los beneficios? ¿Cuáles son los efectos secundarios?» ). Las metas SMART deben ser relevantes , es decir, útiles en términos de costo/oportunidad para tu vida. Cuando hablamos de un objetivo relevante, nos referimos a algo que vale la pena perseguir y que está bien integrado en el contexto de la vida personal y profesional.

T : (basado en el tiempo) cronometrado (30 minutos de caminata rápida todos los días durante 2 semanas). Para que un objetivo sea verdaderamente SMART  , es necesario establecer unos plazos y un tiempo concreto para su realización. Recuerda siempre establecer plazos para lograr tus objetivos SMART , y si el objetivo tarda varios meses en alcanzarse, márcate hitos.

Administre el tiempo – ¡Tome medidas!

Una buena práctica de pasar a la acción es introducir un conjunto de hábitos saludables para planificar su tiempo, organizarse de manera efectiva y eficiente, delegar, protegerse de las distracciones (¡ladrones de tiempo!)

Una herramienta muy útil es la Matriz de Eisenhower .

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante

Dwight D. Eisenhower

Esta frase, atribuida a Dwight D. Eisenhower , general y presidente estadounidense en la década de 1950, subyace en el método de optimización del tiempo conocido como Eisenhower Matrix.

La Matriz de Eisenhower sirve para priorizar separando lo urgente de lo superfluo, clasificando las actividades diarias según su grado de urgencia y/o importancia.

Cabe señalar antes que nada que «importante» es un concepto subjetivo: lo que es importante para ti puede no serlo para otra persona, y también lo que es importante hoy puede no serlo en otro momento de tu vida.

Las prioridades están ligadas a nuestros valores, principios y objetivos, por lo que pueden ser diferentes para cada uno de nosotros

Aprender a gestionarlos con la conciencia de nuestra escala de valores es, por tanto, fundamental para una gestión eficaz del tiempo, especialmente cuando se trabaja en equipo.

El concepto de “urgente ”, en cambio, es objetivo, y depende únicamente de la variable tiempo. Por lo tanto, debe aplicarse a aquellas actividades que requieren una atención inmediata o, en todo caso, de muy corto plazo.

Q1 – CRISIS  

En este cuadrante encontramos aquellas acciones que deben llevarse a cabo lo antes posible y que no se pueden delegar en otros (proyectos que están a punto de caducar, llamadas telefónicas a clientes, problemas urgentes que deben resolverse con urgencia). Las actividades que caen en este cuadrante deben reducirse al máximo, ya que son aquellas que aumentan el riesgo de hacerte perder el control de la situación, encontrándote trabajando en constante emergencia. ¿Las consecuencias? Las posibilidades de cometer errores aumentan, e incluso si puede reconocer cualquier error que haya cometido, no tendrá tiempo para corregirlo.

Si la mayor parte de su día se concentra en el cuadrante Q1, tiene dificultades para administrar el tiempo. Los compromisos te gestionan

Q2 – CALIDAD

Es el cuadrante relativo a acciones importantes pero no urgentes, como proyectos a medio/largo plazo, actividades encaminadas a tu mejora personal, o la definición de nuevas estrategias operativas a poner en práctica. Cursos de formación, actividades deportivas, controles y exámenes médicos, búsqueda de nuevas oportunidades de negocio son ejemplos dignos de actividades incluidas en el cuadrante de Calidad, que sirven para ayudarte a gestionarte mejor a ti mismo y a tu tiempo y mejorar tu calidad de vida. Al ser estratégicos y de largo plazo, pueden abordarse sin la presión de la urgencia. Pero si sigue posponiendo su ejecución, tarde o temprano volverán a Q1.

Q3 – ENGAÑO

Las actividades urgentes, pero sin importancia, caen en el tercer trimestre. Se trata de acciones consideradas urgentes y engañosamente importantes, casi siempre dependientes de personas o en todo caso de situaciones externas, muchas veces y voluntariamente delegables (reuniones superfluas, tareas que no te pertenecen pero que han sido “descargadas” por otro… ).

Dedicar tu tiempo a las actividades del cuadrante Q3 solo te robará recursos y energía para ocuparte de lo que te preocupa y realmente te importa

Q4 – RESIDUOS

Este cuadrante incluye todo lo que es pura y simple pérdida de tiempo: actividades triviales o superfluas, distracciones, excusas más o menos conscientes para posponer lo realmente importante y/o urgente. Muy a menudo es una vía de escape para aquellos que se ven abrumados por problemas a los que tienen miedo de enfrentarse, y que inevitablemente acabarán arrepintiéndose de haber perdido el tiempo en vano.

Por lo tanto, es evidente que cuanto más ocupe su tiempo con las actividades del cuadrante Q2, menos se verá obligado a hacer frente a las urgencias (Q1 y Q3). De hecho, si has planificado un proyecto con mucha antelación (Q2), cuando llegue el día de la entrega no estarás en estado de urgencia (Q1).

Lo importante es tener siempre en cuenta que algo urgente no se convierte automáticamente en importante y que, si no lo es, se debe ignorar por completo.

La base de la Matriz de Eisenhower debe ser primero una lista detallada de sus compromisos, ordenados por prioridad e identificando con la mayor precisión posible los plazos y los recursos a su disposición.

La Matriz de Eisenhower te permitirá aumentar tu productividad, reducir el estrés y tener más tiempo libre para dedicarte a tus seres queridos y pasiones.

Administre el tiempo: persevero en mis objetivos y supero los obstáculos.

La gestión del cambio requiere que los nuevos hábitos se apliquen con compromiso y frecuencia constante durante un período de tiempo suficiente (una media de 21 días) para que se conviertan en rituales integrados y cotidianos.

Por lo tanto, es fundamental perseverar y evaluar lo que se ha hecho y lo que queda por hacer, en un proceso de ajustes paso a paso.

Tómese el tiempo para saborear cómo sus nuevos hábitos mejoran la calidad de su vida y cómo el beneficio resultante sirve como combustible y motivación para perseguir nuevas metas.

Atención a las 2 P’s – Perfeccionismo y Procrastinación

El perfeccionismo y la procrastinación son obstáculos a menudo unidos.

La procrastinación te lleva a posponer lo que puedes enfrentar hoy hasta mañana. Actúa como un fuerte inhibidor de la acción y puede aumentar drásticamente su nivel de estrés a medida que se acumulan las tareas.

El perfeccionismo puede ser un gran obstáculo para una buena gestión del tiempo. Se traduce en pensamientos nocivos como “ Si no puedo hacerlo a la perfección es mejor posponerlo o no ” “ Si un trabajo no es perfecto no vale nada ”.

¿Te estresa el tiempo? ¿Sientes que nunca tienes tiempo para ti, para los demás, para hacer lo que es importante para ti, para vivir tu vida plenamente? ¿Tienes a menudo la sensación de correr que estás constantemente bajo presión? ¿Te sientes abrumado por los eventos y pasivo porque no puedes controlarlos? ¿Llegas tarde a las citas? ¿Eres un campeón en el arte de dejar para mañana? ¿No puede decir NO y le cuesta delegar ?

No hay un momento que perder, ¡actúa!