¿Cómo resolver problemas en 5 pasos?
Índice
Sin darnos cuenta, la mayoría de las veces somos capaces de gestionar las dificultades diarias. A veces, sin embargo, nos enfrentamos a problemas que no sabemos cómo abordar y menos cómo resolver.
Una tentación es la procrastinación, que nos hace posponer la resolución del problema por un lado, mientras alimenta nuestro estado de ansiedad por el otro.
¿Cómo entonces resolver los problemas de manera efectiva?
El método que te propongo para la resolución de problemas tiene efectos beneficiosos sobre tus sentimientos de eficacia personal y sobre tu nivel de estrés.
Es un método sencillo, estructurado en 5 pasos:
- Definir el problema
- Explora las diferentes soluciones posibles
- Evaluar las opciones y elegir la solución óptima
- tomar acción
- Evaluar los resultados (ajustar/consolidar)
Este enfoque de 5 pasos lo llevará a:
- Aclara tus dificultades verbalizándolas
- Identifica tus metas
- Tome las decisiones óptimas que mejor cumplan con los criterios que son importantes para usted (gracias al proceso de objetivación)
Examinemos cada etapa en detalle.
Cómo resolver problemas – Paso 1: Definir el problema
Muchas veces un problema nos parece irresoluble porque lo hemos definido mal.
En consecuencia, el primer paso es definir claramente el problema.
Para ello, la grilla QCDQCQP nos ayuda :
P ¿Cuál es el problema?
C ¿De quién se trata? ¿Quien esta implicado?
P ¿Dónde ocurrió?
P ¿Cuándo ocurre (frecuencia, duración)?
C ¿Cómo se manifiesta?
P ¿Cuánto me cuesta?
P ¿Por qué se manifestó?
La primera pregunta Cuál… te permite ser consciente de que a veces te cuesta identificar claramente el problema, te cuesta cuantificar su alcance (tiendes a exagerar o minimizar), asocias el problema con otros críticos temas que sería mejor jerarquizar y tratar por separado.
The Who… te ayuda a entender si el problema es tuyo o si te preocupa un problema que no puedes ni debes resolver simplemente porque no es tu responsabilidad.
Las preguntas Dónde… Cuándo… y Cómo… te dan una idea de los factores que mantienen o liberan el problema.
El Quantum… te lleva a cuestionarte el costo del problema y si necesitas o no solucionarlo con urgencia. La moraleja es no perder el tiempo en problemas menores.
La pregunta de Por qué… te lleva a investigar las causas profundas del problema y anticipar posibles soluciones.
Paso 2: Explore las soluciones
En esta etapa la tarea es hacer una lista de todas las posibles soluciones que se te ocurran (solo o con otras personas) para resolver el problema.
La idea central es producir muchas soluciones sin criticar su probabilidad de éxito.
Aquí está la dificultad porque es necesario suspender todo juicio y privilegiar la cantidad sobre la calidad.
Las frases » Ya probé «, » Imposible de hacer» están prohibidas …
Esta es la única condición para salirse de los caminos trillados y generar soluciones que le hagan salir de su zona de confort.
Recuerde cómo Einstein definió la locura:
Haz siempre lo mismo esperando resultados diferentes
Cómo resolver problemas – Paso 3: Elija la solución óptima
Esta es la fase más crítica y estresante porque implica hacer una elección, renunciando a todas las demás posibilidades por la única elegida. Esto a veces es difícil de hacer porque a los seres humanos generalmente no les gustan las decisiones irreversibles.
A menudo sucede que se ralentiza la toma de decisiones precisamente para mantener activas todas las posibilidades durante el mayor tiempo posible, ya se trate de problemas sin mayores consecuencias o de fondo como la elección de una profesión, de pareja,…
Retrasar la elección tampoco es asumir la responsabilidad de una elección que podría resultar equivocada y luego dejar que la vida elija por ti.
Pero la procrastinación en la toma de decisiones tiene costos más altos que a menudo se subestiman: a medida que espera, la decisión se vuelve cada vez más difícil; algunas opciones de elección ya no están disponibles; otros toman decisiones sobre asuntos que le conciernen personalmente; sensación de pérdida de control sobre su vida.
Te dices a ti mismo que te es más fácil aceptar que los demás decidan por ti y que tú no tienes elección…
¡Siempre tienes la opción! Incluso si decides no elegir, ¡estás tomando una decisión!
¿Cómo tomar la decisión correcta?
La técnica más sencilla para ayudarte en el proceso de toma de decisiones es tomar cada opción y evaluarla sobre la base de costo/beneficio asignándole un valor de 0 a 10. En este punto solo tienes que elegir la opción con el valor más alto.
Generalmente, una solución se define como óptima si responde lo mejor posible a determinados criterios de evaluación.
A continuación se muestra un método para hacer que el proceso de toma de decisiones sea más » científico «:
- Haga una lista de los criterios más importantes para usted relacionados con su decisión (mínimo 3 máximo 5 criterios)
- Construya una tabla donde ingresará los criterios horizontalmente y las opciones de elección verticalmente
- Complete la tabla dando un valor de 0 a 5 (o menos ventajoso – 5 más ventajoso) y cuente las puntuaciones obtenidas para cada opción
Ejemplo
Te han ofrecido 3 trabajos y no sabes cuál elegir.
Supongamos que tiene 3 criterios de decisión importantes:
- Remuneración
- Interés por el contenido de la obra.
- Distancia geográfica
Como puedes ver, este análisis no es tan útil… puedes afinarlo preguntándote qué importancia le atribuyes (del 1 al 5) a cada criterio que has identificado.
Por ejemplo, supongamos que los valores son:
- Remuneración 3/5
- Interés por los contenidos de la obra 5/5
- Distancia geográfica 2/5
En este análisis optará por la opción C (el trabajo peor pagado, pero en su opinión el más interesante).
El valor de este método es objetivar y cuantificar tus sentimientos para poder tomar una decisión.
Paso 4: Acción
Una decisión es inútil si no va seguida de su realización.
Esta etapa también está en riesgo de procrastinación.
Lo primero que se debe hacer es planificar la acción o acciones a realizar indicando una fecha de finalización y una columna con comentarios para indicar el avance de la obra.
Una vez hecha la planificación, ¡todo lo que tienes que hacer es ponerte a trabajar!
Cómo resolver problemas – Paso 5: Evaluar los resultados
En esta fase debes comprobar que las acciones que has decidido realizar son las correctas para conseguir tu objetivo.
Por lo tanto, la tarea es:
- Consolidar acciones virtuosas, eficaces y objetivas
- Elimina lo que no funciona
- Ajustar las acciones que se pueden mejorar
Este trabajo de evaluación tiene como objetivo optimizar tus acciones aprovechando las diferentes retroalimentaciones que te llegarán del entorno que te rodea.
